lia suprihartini

March 15, 2008

Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen

Filed under: matakuliah — liaedu @ 5:35 am
Terdapat 2 kelompok pendekatan yang digunakan dalam mendefinisikan sistem, yaitu :

1. Lebih menekankan pada prosedur yang digunakan dalam sistem dan mendefinisikan sistem sebagai jaringan prosedur, metode, dan cara kerja yang saling berinteraksi dan dilakukan untuk pencapaian suatu tujuan tertentu.

2. Lebih menekankan pada elemen atau komponen penyusun sistem, mendefinisikan sebagai kumpulan elemen baik abstrak maupun fisik yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.

Kedua definisi di atas sama benarnya dan tidak saling bertentangan. Yang berbeda hanyalah cara pendekatan yang dilakukan pada sistem. Karena pada hakekatnya setiap komponen sistem, untuk dapat saling berinteraksi dan untuk dapat mencapai tujuan tertentu harus melakukan sejumlah prosedur, metode, dan cara kerja yang juga saling berinteraksi. Beberapa karakteristik sistem informasi adalah sasaran, sumber daya, jaringan komunikasi, konversi data, masukan data, keluaran informasi, dan pengguna-pengguna informasi.

2.1.1 Sasaran

Setiap sistem berupaya mencapai satu atau lebih sasaran : artinya, sasaran merupakan kekuatan pemotivasi yang mengarahkan suatu sistem.

2.1.2 Masukan – Proses – Keluaran

Masukan terdiri dari semua arus berwujud (tangible) yang masuk ke dalam sistem di samping juga dampak tak berwujud (intangible) terhadap sistem. Keluaran terdiri dari semua arus keluar atau hasil. Dan proses terdiri dari metode yang digunakan untuk mengubah masukan menjadi keluaran. Mekanisme kerja dalam suatu sistem dijelaskan dalam gambar berikut :


Gambar 2.1 Mekanisme Kerja Sistem

Sasaran sistem mempengaruhi dan sering mengendalikan konten masukan menjadi keluaran.

2.1.3 Lingkungan

Setiap sistem (barangkali kecuali sistem jagad raya) secara fisik terbatas. Alam yang terletak di luar suatu sistem dinamai lingkungan sistem. Suatu batas sistem memisahkan sistem itu dengan lingkungannya. Walaupun batas-batas sistem tertentu tidak kelihatan dan mungkin sukar ditetapkan secara pasti, setiap sistem pasti dibatasi oleh batas-batas tertentu.

2.1.4 Saling Kebergantungan

Setiap sistem mempunyai saling kebergantungan. Selain memiliki subsistem-subsistem yang erat berkaitan, suatu sistem pada dasarnya merupakan bagian integral dari sistem lain yang lebih besar. Hubungan antara subsistem dengan sistem dan dengan supersistem dinamai hirarki sistem.

2.1.5 Jaringan Kerja Sistem

Jaringan kerja sistem menggambarkan macam saling kebergantungan yang lain. Jaringan kerja (network) terbentuk bilamana sebuah sistem digabungkan dengan sistem lain yang tingkat hirarkinya sama. Sistem-sistem yang membentuk jaringan kerja berinteraksi satu sama lain melalui penghubung (kopling/coupling) atau batas bersama (shared boundaries) yang dinamakan antarmuka (interfaces). Antarmuka ini memungkinkan sumber daya mengalir di antara sistem-sistem yang berinteraksi.

Subsistem-subsistem yang saling bergantung dalam suatu sistem tunggal juga membentuk jaringan kerja, karena mereka saling berhubungan. Sumber daya mengalir di antara subsistem-subsistem, dengan keluaran dari satu subsistem menjadi masukan bagi subsistem lain yang berantarmuka.

Konsep saling kebergantungan sistem ini berguna dalam studi sistem informasi. Konsep ini mengingatkan analis bahwa sebuah sistem atau subsistem tidak boleh dilihat secara terpisah dari sistem atau subsistem lain yang terkait dengannya. Konsep ini juga mengatakan bahwa analis dapat berpindah ke tingkat sistem yang lebih rendah hirarkinya guna menyempitkan cakupan analisis.

2.1.6 Kendala

Setiap sistem menghadapi kendala, batasan-batasan intern atau ekstern yang menentukan konfigurasi atau kemampuan sistem. Batas / boundary sistem, misalnya, merupakan kendala fisik yang menentukan ukuran dan bentuk sistem. Dalam beberapa keadaan kendala dapat dihilangkan atau dikurangi. Cara yang biasa digunakan untuk engurangi kendala yang mempengaruhi operasi dikenal dengan dekopling (decoupling).

2.1.7 Pengendalian Sebagai Konsep Inti Sistem

Pengendalian dapat dianggap sebagai konsepsi inti sistem, karena faktor inilah yang menjiwai ide pokok dari pengembangan sebuah sistem dan sekaligus juga merupakan manifestasi nyata dari tiap sistem. Sistem-sistem dibentuk secara langsung atau tidak, untuk melakukan pengendalian, misal :

· Pemerintah dibentuk untuk menentukan apa yang boleh dilakukan dalam masing-masing yuridiksinya.

· Sistem kardiovaskuler bertanggung jawab untuk mengontrol aliran darah dan pendistribusian oksigen dalam tubuh.

Pengendalian bisa berarti menciptakan atau memelihari nilai atau karakteristik suatu variabel agar selalu berada dalam batas yang telah ditentukan. Melakukan pengendalian berarti menyebabkan segala sesuatu berjalan sesuai keinginan atau rencana sehingga suatu tujuan akhir bisa tercapai. Setiap sistem harus mengatur subsistem-subsistemnya agar dapat mencapai sasaran. Pengendalian adalah proses regulasi (pengaturan) yang dilakukan sistem untuk mengoreksi setiap penyimpangan dari rangkaian langkah menuju sasaran yang diinginkan. Pengendalian anggaran, pengendalian mutu, pengendalian kredit, dan pengendalian sediaan, merupakan proses-proses pengendalian yang biasa dilakukan perusahaan.

Pengendalian yang efektif tergantung pada umpan balik. Melalui umpan balik, keluaran sistem dukur terhadap standar untuk menentukan penyimpangan, yang kemudian dikoreksi dengan mengubah masukan atau proses. Pengendalian yang efektif dalam konteks suatu sistem juga ditegaskan dengan kaidah keragaman keperalihan (law of requisite Variety). Menurut kaidah ini, sistem yang baik harus memiliki satu atau lebih mekanisme atau variasi pengendalian untuk menanggulangi setiap kemungkinan keadaan lepas kendali.

2.2 Konsep Dasar Informasi

Informasi dibutuhkan oleh manajemen untuk menghindari proses enthropi. Proses enthropi adalah proses berakhirnya keberadaan suatu sistem manajemen yang didahului kondisi tanpa pola dan tidak menentu. Informasi adalah hasil pengolahan data yang dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan. Data sebagai bahan baku informasi adalah gambaran kejadian yang berwujud karakter, angka, atau simbol tertentu yang memiliki arti.

2.2.1 Siklus Informasi

Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat berbicara banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan tindakan lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data yang ditangkap dianggap sebagai input, diproses kembali melalui model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Menurut John Burch dan Gary Grudnitski, (“Information Systems Theory and Practice”, John Wiley and Sons, New York 1986) siklus ini disebut dengan Siklus Informasi (Information Cycle) atau Siklus Pengolahan Data ( Data Processing Cycle).


Gambar 2.2 Siklus informasi

2.2.2 Kualitas Informasi

Agar informasi dapat mempunyai manfaat dalam proses pengambilan keputusan, informasi harus mempunyai kualitas dan nilai. Kriteria kualitas informasi adalah :

§ Akurat : yang berarti informasi harus tidak bias atau menyesatkan dan bebas dari kesalahan.

§ Tepat waktu : yang berarti informasi yang sampai kepada penerima tidak boleh terlambat. Mahalnya nilai informasi saat ini adalah karena harus cepatnya informasi tersebut didapatkan, sehingga diperlukan teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah, dan mengirimkan.

§ Relevan : yang berarti informasi harus mempunyai manfaat bagi pihak yang menerimanya.

2.2.3 Konsep Umpan Balik Informasi

Konsep umpan balik informasi menjelaskan perihal pencarian sasaran dan saling mempengaruhi antar bagian sistem yang mengkoreksi dengan sendirinya. Pada dasarnya konsep umpan balik ini berkaitan dengan cara informasi digunakan untuk maksud pengendalian. Pengendalian sebagai konsepsi inti sistem sangat membutuhkan umpan balik informasi. Informasi tentang mekanisme sistem atau input sistem jika perlu, untuk menjaga agar sistem bekerja sesuai dengan rencana pencapaian sistem.

2.2.4 Pendekatan Sistem Dalam Pertukaran Informasi

Pendekatan sistem adalah suatu gagasan yang bersumber pada paham sinergistik yang menyatakan bahwa total keluaran suatu organisasi dapat ditingkatkan jika bagian-bagian komponennya dapat diintegrasikan. Penerapan konsep umpan balik informasi, yang juga merupakan pengertian dasar pendekatan sistem, selaras dengan paham sinergistik.

Pada masa lalu, efektivitas organisasi bisnis berada di bawah titip optimum kaarena terhambatnya komunikasi, yang dapat disebabkan oleh birokrasi atau ketiadaan teknologi. Dewasa ini ketika kemajuan teknologi yang semakin pesat menyebabkan umur hidup relatif bertambah pendek, organisasi bisnis mulai membutuhkan suatu sistem yang bisa mengintegrasikan bagian atau sub sistem yang ada, melalui pertukaran informasi agar tetap hidup.

Pendekatan sistem diperlukan untuk mengubah mekanisme pertukaran informasi antara setiap bagian sistem yang terhubungkan melalui jalur kewenangan klasik, agar menjadi hubungan informasi antar setiap bagian sistem secara terintegrasi.

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Informasi diperoleh dari sistem informasi (information systems) atau disebut juga processing systems atau information processing systems atau information-generating systems. Menurut Robert K. Leitch dan K. Roscoe Davis, (“Accounting Information Systems”, Prentice-Hall, New Jersey, 1983) hal 6 Sistem Informasi adalah :
Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Komponen Sistem Informasi

John Burch dan Gary Grudnitski, (“Information Systems Theory and Practice”, John Wiley and Sons, New York, 1986) mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya sebagai blok bangunan (block building).

Block building ini kemudian dibagi menjadi :

1 Blok masukan (input block)

2 Blok model (model block)

3 Blok keluaran (output block)

4 Blok teknologi (technology block)

5 Blok basis data (data base block)

6 Blok kendali (controls block)

Gambar 2.3 Blok Bangunan

2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen

Dalam organisasi bisnis, harus ada hubungan timbal balik dan keterkaitan yang erat antara setiap fungsi manajemen dengan setiap teknik manejemen agar kondisi sinergi bisa tercapai. Fungsi manajemen menjelaskan apa yang dilakukan dan bagaimana mengendalikan sumber daya agar tujuan bisa dicapai dari dalam melakukan hal ini bersandar pada pengetahuan teknik manajemen. Untuk mewujudkan keterkaitan antara setiap fungsi manajemen dengan setiap teknik manajemen, dibutuhkan sistem informasi manajemen yang akan melingkupi seluruh fungsi dan teknik manajemen. Sistem Informasi Manajemen ini bertugas mengumpulkan, menyimpan dan mengolah data untuk akhirnya menyajikan informasi kepada semua tingkatan manajemen berkaitan dengan fungsi manajemen dalam pengelolaan sumber daya. Sistem informasi manajemen bertujuan menunjang proses pengambilan keputusan dalam melaksanakan fungsi manajemen pada berbagai tingkatan manajemen, dengan mewujudkan hubungan timbal balik dan keterkaitan informasi antar bagian organisasi sehingga sinergi organisasi dapat tercapai.

Gregory M. Scott, (“Prcinciples of Management Information Systems”, McGraw-Hill, New York, 1986) mengemukakan pengertian Sistem Informasi Manajemen adalah sebagai berikut :

Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan dari interaksi-interaksi sistem-sistem informasi yang menyediakan infromasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi.

Sedangkan Barry E. Cushing, (“Accounting Information Systems and Bussiness Organizations”, Addison Wesley Publishing Company, Philippines, 1974) mengemukakan pengertian Sistem Informasi Manajemen adalah sebagai berikut :

Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan dari manusia dan sumber-sumber daya modal di dalam suatu organisasiyang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.

Menurut Frederick H. Wu, (“Accounting Information Systems Theory and Practice”, (International Student Edition: Tokyo: McGraw-Hill Japan, 1984), pengertian Sistem Informasi Manajemen adalah :

Kumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen.

Menurut Gordon B. Davis, (“Management Information Systems: Conceptual Foundations, Structures and Development”, International Student Edition, McGraw-Hill, Kogakusha, 1974) Sistem Informasi Manajemen adalah :

Sistem manusia/mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi.

Menurut Raymond McLeod, Jr., (“Sistem Informasi Manajemen: Studi Sistem Informasi Berbasis Komputer”, PT. Prenhallindo, Jakarta, —- ) hal. 30 menyatakan pengertian Sistem Informasi Manajemen sebagai berikut :

Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan sistem serupa
Model Sistem Informasi Manajemen menurut Raymond McLeod, Jr. ini dapat digambarkan modelnya sebagai berikut :


Gambar 2.4 Model Sistem Informasi Manajemen Raymond McLeod, Jr.

Peranan Sistem Informasi dalam Proses Manajemen

Peranan sistem informasi dalam kegiatan manajemen adalah menyediakan informasi untuk menunjang proses pengambilan keputusan yang dilakukan manajemen. Informasi yang dipakai untuk membantu pengambilan keputusan dilihat dari asalnya, datang dari luar organisasi (eksternal). Tugas sistem informasi adalah menyediakan informasi yang bersifat internal. Agar informasi yang dihasilkan sistem informasi lebih mengena dan berguna bagi manajemen maka harus dilakukan analisa untuk mengetahui kebutuhan informasi bagi setiap tingkatan manajemen. Untuk maksud ini harus dimengerti dulu mengenai kegiatan dan tipe keputusan yang diambil dalam tiap-tiap tingkatan manajemen.

Sistem Informasi dan Kegiatan Manajemen

Ada 3 tingkatan manajemen, yaitu manajemen tingkat atas, menengah, dan bawah. Masing-masing tingkatan mempunyai tingkatan yang berbeda dan karena itu pengelolaan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan juga berbeda. Pembagian kegiatan manajemen menurut tingkatannya adalah sebagai berikut :

Perencanaan strategis, adalah kegiatan manajemen tingkat atas, yang berupa penetapan tujuan dan penentuan strategi serta kebijaksanaan yang dibutuhkan untuk pencapaian tujuan. Pengambilan keputusan dalam perencanaan strategis banyak dipengaruhi kondisi lingkungan yang dinamis dan serba tak pasti sehingga informasi yang dibutuhkan banyak berupa ringkasan dan bersifat eksternal. Sistem informasi hanya dapat memberikan informasi untuk menunjang pembuatan keputusan. Informasi yang diperlukan tidak mempunyai tingkat akurasi yang tinggi dan seringkali bukan berupa fakta, tetapi hanya perkiraan saja. Pengalaman dan intuisi banyak berperan dalam pengambilan keputusan.

Pengendalian manajemen, adalah kegiatan manajemen tingkat menengah yang dilakukan untuk memastikan bahwa organisasi telah melaksanakan kebijakan yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan organisasi. Pengendalian manajemen ini dilakukan antara lain dengan menentukan tindakan dan memformulasikan aturan baru untuk kegiatan operasional, mengalokasikan sumber daya dan mengukur kinerja. Informasi yang dibutuhkan pengendalian manajemen berupa laporan-laporan dari pusat pertanggungjawaban yang dilakukan secara terkoordinasi. Dari laporan-laporan ini dibuat suatu analisa untuk membandingkan kinerja sesungguhnya dengan rencananya. Berdasarkan analisa itu, manajemen membuat keputusan-keputusan, misalnya pembuatan sistem operasi baru, pembuatan anggaran, dan lain-lain.

Pengendalian operasional, merupakan kegiatan untuk memastikan bahwa tindakan-tindakan operasional telah dijalankan dengan efisien dan efektif. Pengendalian operasional merupakan penerapan keputusan yang telah dihasilkan oleh tingkatan pengendalian manajemen dan menghasilkan informasi hasil pelaksanaan tindakan, menghasilkan informasi hasil pelaksanaan tindakan, pengalokasian sumber daya, dan pengukuran kinerja. Informasi yang dibutuhkan harus mempunyai tingkat ketepatan tinggi dan bersifat sangat baru. Sistem informasi pada tingkatan ini bisa disebut menghasilkan keputusan karena keputusan yang dibuat seringkali berulang rutin dan terstruktur sehingga kebanyakan bisa diotomatisasikan atau diprogramkan.

Karakteristik informasi yang dibutuhkan oleh setiap tingkatan manajemen dapat dilihat pada tabel.

Tabel 2.1 Karakteristik informasi untuk setiap tingkatan manajemen

Karakteristik Informasi

Pengendalian Operasional

Pengendalian Manajemen

Perencanaan Strategis

Sumber

Internal

<———>

Eksternal

Ruang Lingkup

Sempit

<———>

Sangat Luas

Kedetailan

Sangat detail

<———>

Kurang detail

Waktu

Lampau

<———>

Masa depan

Umur Data

Sangat baru

<———>

Lama

Ketelitian

Tinggi

<———>

Rendah

Frekuensi

Sering

<———>

Jarang

2.5 Sistem Informasi dan Tipe Keputusan Manajemen

Secara garis besar ada 2 tipe keputusan yang dibuat oleh manajemen, yaitu keputusan yang terstruktur dan keputusan yang tidak terstruktur.

Keputusan terstruktur, kebanyakan adalah keputusan yang repetitif, rutin, memiliki prosedur dan informasi yang jelas dan karenanya dapat diprogramkan.

Keputusan tidak terstruktur, adalah keputusan yang tidak memiliki data masukan dan prosedur yang jelas karena jarang dilakukan sehingga tidak perlu dipersiapkan secara khusus, dan karena itu keputusan ini tidak dapat diprogramkan.

Istilah “diprogramkan”, yang diambil dari istilah komputer, menjelaskan tentang tersedianya proses pemecahan yang otomatis pada suatu masalah. Program adalah serangkaian instruksi untuk melaksanakan sebuat tindakan. Karena hanya ada sedikit sekali persoalan yang dapat dipecahkan secara otomatis, berarti hanya sedikit pula keputusan pada semua tingkatan manajemen berdasarkan informasi yang tersedia. Bila keputusan tidak dapat diotomatisasikan melalui desain sistem informasi ini, maka tujuan sistem informasi tersebut berubah menjadi sistem informasi untuk meningkatkan kemampuan manajemen dalam mengambil suatu keputusan.

2.6 Sistem Informasi dan Pemakaian Komputer

Sebenarnya sistem informasi telah ada sejak dulu, yang baru pada saat ini adalah komputerisasinya. Sebelum ada komputer, teknik sistem informasi manajemen telah ada untuk memberi manajer sistem informasi yang memungkinkan mereka merencanakan serta mengendalikan operasi.

Pada saat ini, ketika segala urusan yang berkaitan pemakaian informasi sudah semakin rumit dan kompleks, maka mutlak diperlukan bantuan komputer. Ada 6 karakteristik komputer sebagai pengolah informasi sebagai alasan tepat dalam pemakaian komputer, yaitu :

Kecepatan. Dalam distribusi informasi dan pengolahan data, faktor kecepatan sangat dibutuhkan oleh manajemen.

Kapasitas. Volume data yang sangat besar bisa diolah dengan cepat.

Repetitif. Dalam pengolahan data yang memiliki prosedur sama, pengolahan dengan komputer akan memakan waktu yang singkat.

Input yang pasti. Komputer membutuhkan input yang pasti, karenanya intuisi dan pertimbangan bukanlah merupakan atribut mesin.

Output yang akurat. Hasil yang sangat akurat bisa diperoleh dan hal ini tidak terpengaruh oleh kebosanan dan kelelahan.

Dalam sistem manajemen modern, sebenarnya tidak perlu lagi dipermasalahkan tentang perlu tidaknya pemakaian komputer dalam sistem informasi. Yang menjadi masalah seharusnya adalah menentukan bagian mana yang tidak atau menentukan sampai sejauh mana pemrosesan informasi harus dikomputerisasi. Yang perlu dipikirkan adalah, bahwa meskipun komputer hanyalah sebuah alat untuk mengolah data tetapi banyak orang dari pihak manajemen yang memandangnya sebagai elemen sentral sistem informasi. Sikap ini cenderung terlalu menyanjung dan bahkan akan mengganggu peran komputer yang sesungguhnya. Peran sebenarnya dari komputer adalah menyajikan informasi untuk pengambilan keputusan dan perencanaan serta pengendalian operasi.

Leave a Comment »

No comments yet.

RSS feed for comments on this post. TrackBack URI

Leave a Reply

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Create a free website or blog at WordPress.com.

%d bloggers like this: